В условиях растущей конкуренции и ужесточения требований к прозрачности взаимодействия заказчиков и поставщиков автоматизация закупок становится важным инструментом для государственных и частных организаций. Этот процесс не только оптимизирует работу с контрагентами, но и помогает в решении таких проблем, как длительные сроки согласования контрактов, ошибки в документации и несоблюдение нормативных требований.

Некоторые полагают, что электронная торговая площадка (ЭТП) — это и есть средство автоматизации закупок. Однако это не так. ЭТП является лишь частью процесса, предоставляя платформу для проведения торгов и поиска поставщиков. В то время как система автоматизации охватывает весь цикл деятельности, связанной с закупками:

• Планирование и формирование закупочной документации.
• Согласование и утверждение заявок на товары или услуги.
• Проведение электронных торгов и выбор поставщиков.
• Контроль исполнения закупочной процедуры согласно договору.
• Сбор сведений для аналитики и подготовки отчетности.

Таким образом, автоматизация закупок — это комплексный подход к управлению многоэтапным закупочным процессом посредством единой системы, обеспечивающей прозрачность и эффективность взаимодействия сторон.

Специфика цифровизации закупок в госсекторе

Автоматизация закупок в государственных организациях выделяется особенностями, связанными с соблюдением строгих нормативных требований. В России такие процессы регулируются федеральными законами № 44-ФЗ и 223-ФЗ. Данные нормативно-правовые акты устанавливают правила проведения закупок для нужд бюджетных учреждений и корпораций с государственным участием.

Особенности автоматизации госзакупок:

• Соблюдение регламентов. Система автоматизации закупок должна обеспечивать выполнение требований законодательства, связанных с формированием закупочной документации, порядком проведения торгов и подачей отчетности в ЕИС.
• Прозрачность и контроль. Автоматизация позволяет минимизировать риски нарушений и обеспечить прозрачность для регулирующих органов на всех этапах закупочного процесса.
• Интеграция с ЕИС. Для предприятий госсектора и сотрудничающих с ними компаний важно, чтобы система автоматизации могла взаимодействовать с «Единой информационной системой в сфере закупок».
• Учет специфики контрактной деятельности. В государственном секторе часто требуется возможность настраивать работу SRM-систем в соответствии с дополнительными параметрами, такими как квотирование для малого бизнеса или закупки у единственного поставщика.

Автоматизация закупочной деятельности в госсекторе не только помогает соблюдать законодательные требования, но и повышает эффективность использования бюджетных средств, что особенно важно в условиях ограниченных ресурсов.